Recherchen, Dokumente, Belege und Medien verwalten: Kollaborative Wissenswerkzeuge fürs Dokumentenmanagement

Tools und Methoden zum (gem)einsamen (selbst)verwalten und (wieder)finden von Wissen, Notizen, Medien, Bookmarks und Dokumenten in Redaktion, Archiv oder Verein

Im Laufe der Recherchen und Zeit sammeln sich viele Informationshappen, Notizen, Empfehlungen, Fotos, Bookmarks, Dokumente, Belege und archivierte Webseiten an.

Wie können diese sinvoll verwaltet und schnell und einfach (wieder)gefunden werden? Wie funktioniert das auch ohne sensible Daten kommerziellen Datensammlern zum Fraß vorzuwerfen?

Welche Werkzeuge eignen sich auch für kollaboratives Arbeiten z.B. im Rahmen von Kooperationen, Teams oder Redaktionen?

Wobei und bei welchen Werkzeugen gibt es welche Datenschutzprobleme?

Welche datenschutzfreundlichere und selbstbestimmte Lösungen und Tools gibt es jenseits von Google Docs, Dropbox, Evernote und anderen für sensibles Material ohne weiteres eher ungeeigneten Cloud Diensten?

Welche Open Source Lösungen gibt es? Was lässt sich wie verschlüsseln?

Wie hoch ist jeweils der Aufwand?

Welche sicheren Lösungen und Konzepte sind auch für IT-Laien und auch ohne eigene Serverinfrastruktur geeignet?

Digitale Dokumente und Medien (ein)ordnen, archivieren und (wieder)finden

Ob redaktionsinterne, schuleigene oder vereinsinterne digitale Bibliothek, digitiale Mediathek, digitales Archiv oder "nur" Verwaltung der zahlreichen Geschäftsdokumente: Wie lassen sich auch sehr viele Dateien, Fotos, Notizen und Dokumente verwalten, einordnen und bewerten und dadurch auch schnell und einfach (wieder)finden?

  • Methoden
  • Werkzeuge
  • Strategien

Metadaten: Daten über Daten

Was sind Metadaten und welche bewährten Standards gibt es?

Wie und wo können Metadaten gespeichert werden?
Vorteile, Nachteile, Möglichkeiten und Tools zur

  • Metadateneinbettung
  • zentralen Metadatenspeicherung
  • dezentralen Metadatenspeicherung

Ordnungssysteme

Von Ordnern, Klassifikation über Tagging zu Taxonomien: Welche Ordnungssysteme gibt es und wie kann mensch diese zum Ordnen und Finden nutzen?
Was sind die Vor- und Nachteile? Welche Dimensionen (z.B. Thema, Stichwort, Ort, Zeit, Mitarbeiter, Kunden, Projekte) können von welchen Ordnungssystemen (nicht) gleichzeitig verwaltet werden?

Integration: Ergänzung um Metadatenverwaltung

Manchmal ist weniger mehr: Nutzung um entsprechende Funktionen erweiterter gewohnter Werkzeuge oder Recherchetools mit der Möglichkeit zu referenzieren statt eines neuen, aufwendigen, völlig anderen und unnötig einschränkenden Dokumentmanagementsystems.

Synchronisierung: Mobilität, Vernetzung und Kooperation

Mobilität der MitarbeiterInnen sowie Kollaboration zwischen mehreren Standorten oder Kooperationspartnern: Wie lassen sich (Teil-)Bereiche des Archivs, Medien- oder Dokumentenbestandes an und von verschiedenen Orten sicher austauschen und automatisch synchronisieren, auch ohne auf die "Cloud" angewiesen zu sein?

Wie ist das möglichst effizient, sprich kostengünstig mit wenig Bandbreitennutzung und sicher, also verschlüsselt, möglich?

Wie ist das auch in dezentralen oder verteilten Umgebungen möglich, ohne dass zur Nutzung vollständige und dauerhafte Abhängigkeit von der Internetleitung oder zentralen Servern entsteht?

Freie Software: Dokumentenmanagementlösung auf Open Source Basis

Welche Open Source Dokumentenmanagementsysteme (DMS), Suchlösungen (Desktopsuche oder Enterprise Search), Metadatenverwaltungen, Synchronisationsprogramme eignen sich für welche Zwecke (nicht)?